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Mahnung per Post versenden: Inhalt, Aufbau und Versandart

Eine Mahnung muss die Forderung eindeutig bezeichnen, zur Zahlung auffordern und eine konkrete Frist nennen. Ihre eigentliche Wirkung ist der Verzug: Ab dann können Sie Verzugszinsen und die Kosten der Rechtsverfolgung verlangen — sofern Sie den Zugang der Mahnung nachweisen können.

Redaktion sendbymail.orgVeröffentlicht am 8 Min. Lesezeit

Wann tritt Verzug ein?

Verzug setzt grundsätzlich eine Mahnung nach Fälligkeit voraus (§ 286 BGB). Es gibt aber Fälle, in denen es keiner Mahnung bedarf.

  • Für die Leistung ist eine Zeit nach dem Kalender bestimmt — etwa „zahlbar bis zum 15. des Monats“.
  • Der Schuldner verweigert die Leistung ernsthaft und endgültig.
  • 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde.

Was in die Mahnung gehört

Pflichtbestandteile

  • Eindeutige Bezeichnung der Forderung: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum.
  • Der offene Betrag, beziffert.
  • Bezugnahme auf die ursprüngliche Fälligkeit.
  • Klare Zahlungsaufforderung.
  • Ein konkretes Fristdatum, kein „umgehend“.
  • Vollständige Bankverbindung mit Verwendungszweck.
  • Ankündigung der weiteren Schritte, sachlich formuliert.

Welche Kosten Sie geltend machen können

Ab Verzugseintritt können Verzugszinsen verlangt werden. Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und knüpft an den Basiszinssatz an, der halbjährlich neu festgesetzt wird.

KonstellationVerzugszinssatzZusätzlich
Verbraucher ist beteiligt5 Prozentpunkte über dem BasiszinssatzErsatz konkreter Verzugsschäden
Kein Verbraucher beteiligt (Entgeltforderung)9 Prozentpunkte über dem BasiszinssatzPauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB

Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Rechnen Sie ihn zum Zeitpunkt der Mahnung nach, statt einen veralteten Wert zu übernehmen.

Musterschreiben

Mahnung — Mustertext
Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0412 vom 10. Juni 2026

Sehr geehrter Herr Beispiel,

die oben genannte Rechnung über 480,00 Euro war am 24. Juni 2026 zur Zahlung
fällig. Ein Zahlungseingang ist bis heute nicht zu verzeichnen.

Ich fordere Sie auf, den offenen Betrag von 480,00 Euro bis zum
20. August 2026 (Zahlungseingang) auf das unten genannte Konto zu überweisen.

IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00
Verwendungszweck: Rechnung 2026-0412

Sollte die Zahlung bis dahin nicht eingehen, behalte ich mir vor,
die Forderung im gerichtlichen Mahnverfahren geltend zu machen.

Falls sich die Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat,
betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Der letzte Absatz ist mehr als Höflichkeit — er verhindert unnötige Reibung, wenn die Zahlung tatsächlich schon unterwegs war, und kostet Sie nichts.

Warum die Versandart hier besonders zählt

Der Verzug beginnt mit dem Zugang der Mahnung. Wer später Zinsen oder Kosten geltend macht, muss diesen Zugang beweisen — und zwar mit Datum.

  1. Zahlungserinnerung

    Normaler Brief oder E-Mail genügt. Ziel ist die Zahlung, nicht die Beweislage.

  2. Erste förmliche Mahnung

    Einwurf-Einschreiben. Ab hier soll der Verzug belegbar sein.

  3. Letzte Mahnung vor gerichtlichen Schritten

    Einwurf-Einschreiben, Kopie und Beleg gemeinsam ablegen. Diese Unterlagen brauchen Sie im Mahnverfahren.

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Gesetzlich vorgeschrieben ist keine bestimmte Anzahl. Eine Mahnung genügt, um Verzug auszulösen. Die verbreitete Vorstellung, es brauche drei Mahnungen, ist kaufmännische Übung, kein Recht.

Wenn absehbar ist, dass freiwillig nicht gezahlt wird, kostet jede weitere Mahnung nur Zeit — und mit der Zeit wächst das Risiko, dass die Forderung verjährt. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Häufige Fragen

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Gesetzlich keine bestimmte Anzahl. Eine Mahnung nach Fälligkeit reicht aus, um Verzug zu begründen. Drei Mahnungen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Pflicht.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur in Höhe tatsächlich entstandener Kosten, etwa Porto und Material. Eine Pauschale für den eigenen Zeitaufwand ist in der Regel nicht ersatzfähig.

Wann tritt Verzug ohne Mahnung ein?

Unter anderem bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit, bei ernsthafter und endgültiger Zahlungsverweigerung sowie 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang — gegenüber Verbrauchern nur mit ausdrücklichem Hinweis auf der Rechnung.

Muss eine Mahnung per Einschreiben verschickt werden?

Vorgeschrieben ist das nicht. Da Sie den Zugang aber beweisen müssen, wenn Sie Zinsen und Kosten verlangen, ist ein nachweisbarer Versand spätestens bei der förmlichen Mahnung sinnvoll.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Zur Redaktion

Dieser Beitrag wurde von der Redaktion sendbymail.org erstellt und vor der Veröffentlichung auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Aktualität der genannten Quellen geprüft. Wir überarbeiten Beiträge, wenn sich Rechtslage, Verfahren oder Anbieterleistungen ändern; das Datum der letzten Aktualisierung steht oben.

sendbymail.org ist ein Informationsangebot rund um den Briefversand. Die verlinkte Möglichkeit, Briefe online zu erstellen und physisch versenden zu lassen, wird von PerPost angeboten — einem kostenpflichtigen Dienst der Tischer & Co GmbH, die auch diese Website betreibt.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Hinweise und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Ob eine Frist, eine Formvorschrift oder eine Rechtsfolge in Ihrem konkreten Fall gilt, hängt vom Einzelfall und vom jeweiligen Vertrag ab. Bei Zweifeln wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin, einen Rechtsanwalt oder eine Verbraucherzentrale.

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