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Förmlichen Brief schreiben: Aufbau und Beispiele

Ein förmlicher Brief besteht aus Absender, Empfängeranschrift, Datum, Betreff, Anrede, Text, Grußformel, Unterschrift und gegebenenfalls Anlagenverzeichnis. Der Betreff steht ohne das Wort „Betreff“ und ohne Punkt am Ende; nach der Anrede folgt ein Komma und der Text beginnt klein.

Redaktion sendbymail.orgVeröffentlicht am 7 Min. Lesezeit

Die Bestandteile in der richtigen Reihenfolge

  1. Absenderangaben

    Name, Straße, Postleitzahl und Ort. Bei Bedarf Telefonnummer und E-Mail-Adresse — sie erleichtern Rückfragen erheblich.

  2. Empfängeranschrift

    Links, im Anschriftfeld. Bei Unternehmen möglichst mit Abteilung oder Ansprechpartner.

  3. Ort und Datum

    Rechtsbündig, üblich ist „Berlin, 29. Juli 2026“ oder „Berlin, 29.07.2026“.

  4. Betreffzeile

    Fett oder hervorgehoben, ohne das Wort „Betreff“, ohne Punkt am Ende. Sie soll das Anliegen in einer Zeile benennen.

  5. Anrede

    Mit Komma abschließen. Der folgende Text beginnt kleingeschrieben.

  6. Fließtext

    Kurze Absätze, ein Gedanke je Absatz. Das Wichtigste steht zuerst.

  7. Grußformel

    „Mit freundlichen Grüßen“ ohne Komma am Ende.

  8. Unterschrift und Anlagen

    Handschriftliche Unterschrift, darunter der Name in Druckschrift. Anlagen werden am Ende aufgelistet.

Die Anrede treffen

SituationAnrede
Ansprechpartner unbekanntSehr geehrte Damen und Herren,
Name bekanntSehr geehrte Frau Schneider,
Zwei PersonenSehr geehrte Frau Schneider, sehr geehrter Herr Weber,
Akademischer TitelSehr geehrte Frau Dr. Schneider,
Behörde ohne AnsprechpartnerSehr geehrte Damen und Herren,

Vollständiges Beispiel

Förmlicher Brief — komplett
Maria Beispiel
Musterweg 12
10115 Berlin
Telefon: 030 1234567


Beispiel Versicherung AG
Abteilung Vertragsservice
Postfach 10 20 30
50667 Köln

                                             Berlin, 29. Juli 2026

Widerspruch gegen die Beitragsanpassung zum 1. September 2026
Versicherungsschein-Nr. 4711-2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 3. Juli 2026 haben Sie mir eine Anpassung des
Monatsbeitrags von 62,40 Euro auf 78,90 Euro mitgeteilt.

Der Erhöhung widerspreche ich hiermit. Ich bitte Sie, mir die
Berechnungsgrundlage der Anpassung sowie die maßgeblichen
Vertragsbedingungen zu übersenden.

Für Ihre Antwort setze ich mir eine Wiedervorlage zum 20. August 2026.

Mit freundlichen Grüßen


Maria Beispiel

Anlagen
1. Kopie Ihres Schreibens vom 03.07.2026
2. Kopie des Versicherungsscheins

Formulierungen, die schwächen

VermeidenBesser
„Ich würde gerne darum bitten, dass …“„Ich bitte Sie, …“
„Eventuell könnten Sie vielleicht …“„Bitte übersenden Sie mir …“
„Bezugnehmend auf Ihr o. g. Schreiben teile ich mit …“„Zu Ihrem Schreiben vom 3. Juli 2026: …“
„Hochachtungsvoll“„Mit freundlichen Grüßen“ — außer bei sehr formellen Anlässen

Konjunktive und Füllwörter wirken nicht höflicher, sondern unsicherer. Ein sachlicher Indikativ ist in förmlichen Briefen die klarere Wahl.

Formale Details nach DIN 5008

Layout-Punkte

  • Seitenränder: links etwa 25 mm, rechts mindestens 20 mm.
  • Schriftgröße 11 oder 12 Punkt in einer gut lesbaren Schrift.
  • Zwischen Anrede und Text eine Leerzeile.
  • Zwischen Text und Grußformel eine Leerzeile.
  • Für die Unterschrift etwa drei Leerzeilen freihalten.
  • Betreff ohne das Wort „Betreff“ und ohne abschließenden Punkt.
  • Bei mehreren Seiten: Seitenzahlen und Wiederholung des Aktenzeichens.

Häufige Fragen

Kommt nach der Anrede ein Komma oder ein Ausrufezeichen?

Ein Komma. Der Text beginnt danach in einer neuen Zeile und wird kleingeschrieben, sofern er nicht mit einem Substantiv oder Eigennamen anfängt.

Steht nach „Mit freundlichen Grüßen“ ein Komma?

Nein. Die Grußformel steht ohne abschließendes Satzzeichen.

Muss die Betreffzeile das Wort „Betreff“ enthalten?

Nein, das ist veraltet. Der Betreff wird ohne Kennzeichnung und ohne Punkt am Ende geschrieben, üblicherweise hervorgehoben.

Wie viele Leerzeilen brauche ich für die Unterschrift?

Etwa drei Leerzeilen zwischen Grußformel und dem maschinenschriftlichen Namen. Das reicht für eine handschriftliche Unterschrift.

Quellen und Rechtsgrundlagen

  • DIN 5008 — Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung — Norm des DIN Deutsches Institut für Normung e. V.

Zur Redaktion

Dieser Beitrag wurde von der Redaktion sendbymail.org erstellt und vor der Veröffentlichung auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Aktualität der genannten Quellen geprüft. Wir überarbeiten Beiträge, wenn sich Rechtslage, Verfahren oder Anbieterleistungen ändern; das Datum der letzten Aktualisierung steht oben.

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